Crear una reunión desde la página de citas

Puedes crear una cita desde la pestaña Agenda.

1. En el encabezado Agenda, haz clic en Nueva cita.

2. Si el campo Deaparece encima de la línea Asunto, has creado más de un perfil para tu cuenta. Selecciona la identidad que deseas utilizar al crear esta cita.

3. En el cuadro de texto Asunto, añade una breve descripción de la reunión. El texto que añadas aquí servirá como descripción de la cita en la agenda.

4. Define el día y la hora de comienzo y final. Si la cita es recurrente, en Repetir, selecciona la frecuencia con la que se debe programar la cita.

Selecciona Evento durante todo el díapara que esta cita dure todo el día.

5. En el cuadro de texto Asistentes, escribe las direcciones de correo electrónico, separándolas con un punto y coma (;). A medida que escribas los nombres, se abrirá el Programador y aparecerá el estado de libre/ocupado de los asistentes.

Para ayudarte a encontrar un momento en el que todos los asistentes estén disponibles, haz clic en Sugerir hora. Aparece un calendario con la disponibilidad. A medida que introduzcas los nombres de los asistentes, la herramienta de programación comenzará a sugerir horas en las que todos los asistentes estén disponibles.

Nota: Si un asistente ha configurado la preferencia de permitir que sólo ciertos usuarios vean el estado de libre/ocupado y tú no estás en la lista, no puedes ver la programación de libre/ocupado

Si algunos asistentes no están obligados a presentarse en la reunión pero quieres invitarlos, selecciona Mostrar opcionales y escribe las direcciones de correo en el campo. También puedes hacer esto en el Programador. Haz clic en el icono junto al nombre y selecciona Asistente opcional. Cuando se envíe la invitación, sus nombres figurarán como opcionales.

6. En el cuadro de texto Ubicación, introduce dónde es la reunión. Si el lugar figura en el directorio de la empresa, al empezar a escribir verás una lista de las ubicaciones que coinciden. También puedes hacer clic en Sugerir una ubicaciónpara ver una lista de las ubicaciones disponibles en la empresa.

7. Haz clic en Mostrar equiposi deseas reservar recursos del equipo que se hayan identificado en el directorio de tu empresa.

8. En Mostrar, selecciona la opción Libre/ocupado para esta cita, en cuál agenda se debe añadir la cita y si esta cita se debe marcar como privada.

9. En el menú desplegable Recordatorio, define una notificación de alarma para recordar la cita.

10. Para recibir una notificación de esta reunión, selecciona la casilla correspondiente, Correoo SMS. Si no has configurado un método de notificación, haz clic en Configurarpara ir a la página Preferencias de>notificación para configurarla.

11. En el cuadro de texto debajo de Programador, escribe un mensaje de correo que se incluirá en la invitación a la cita. Para añadir archivos adjuntos, haz clic en el icono del portapapeles en la barra de herramientas.

12. El valor por defecto es pedir a los asistentes que respondan a la invitación. Si no quieres una respuesta de los asistentes, en la barra de herramientas de la agenda, haz clic en Opciones>Solicitar respuesta para quitar la marca de verificación.

13. Si no deseas enviar la invitación en este momento, haz clic en Guardar. De lo contrario, haz clic en Enviar.